يعاني معظمنا من مشاكل في تنظيم الوقت ينجم عنها مزيداً من الضغط والتوتر والإحباط الناجم عن عدم إنجاز المهام الموكلة إلينا في وقتها.

خلال أيام العمل أو الدراسة المزدحمة قد لا نجد فرصة حتى للتفكير بما يتوجب علينا فعله، وينتهي بنا الأمر بتضييع الوقت دون تحقيق أي شيء يذكر محملين بشعور هائل بالذنب.

لكن يوجد استراتيجات وطرق قد تساعدنا على تنظيم وقتنا وإدارته بشكل فعال، تعرف عليها معنا:

تنظيم الوقت.. كيف أستثمر وقتي بشكل فعال؟
إذا أردت أن تدير وقتك بشكل فعال فقد ترغب في تجربة الاستراتيجيات التالية:

1. حدد أهدافك بشكل واضح
ضع أهدافاً قابلة للتحقيق والقياس، بمعنى إذا كنت تستيقظ عادة في الساعة العاشرة لا يجب أن يكون هدفك في البداية الاستيقاظ في الخامسة، فهو بالغالب غير قابل للتحقيق، إذ يجب عليك أن تتدرج وتستيقظ أولاً في التاسعة ثم الثامنة وهكذا.

كذلك فلتكن أهدافك قابلة للمتابعة والقياس والتقييم لتدرك إن كنت تحرز تقدماً أم لا.

2. حدد أولوياتك بحكمة
حدد أولويات المهام الواجب عليك القيام بها بناءً على الأهمية والإلحاح.

على سبيل المثال ، انظر إلى مهامك اليومية وحدد ما يلي:

هام وعاجل: قم بهذه المهام على الفور.

هام ولكن ليس عاجلاً: قرر متى تقوم بهذه المهام.

عاجل لكن غير مهم: قم بتفويض هذه المهام إن أمكن.

ليست عاجلة وليست مهمة: ضع هذه الأمور جانباً لتفعلها في أوقات الفراغ لاحقاً.

3. ضع جدولاً زمنياً لإتمام مهامك
يساعدك تحديد وقت معين لإنهاء كل مهمة على أن تكون أكثر تركيزاً وفعالية.

إن بذل جهد إضافي صغير لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لتخصيصه لكل مهمة يمكن أن يساعدك أيضاً في التعرف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها، بهذه الطريقة يمكنك وضع خطط للتعامل مع تلك المشاكل.

4. خذ استراحة بين المهام
عند القيام بالكثير من المهام دون استراحة ، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك.

أعط نفسك وقتاً للراحة وتصفية الذهن بين المهام، فكر مثلاً فكر في الحصول على قيلولة قصيرة أو الذهاب في نزهة أو ممارسة التأمل، سيساعدك ذلك على تجديد نشاطك.

كذلك خصص وقتاً أسبوعياً لك وحدك لا تقوم به بأي نوع من المهام التي تتعلق بالدراسة أو العمل بل ترفه فيه عن نفسك فحسب.

5. تنظيم الوقت وإدارته على المدى الطويل
قم بتحديد مهامك على المدى الطويل، كأن تحدد الأهداف التي تسعى إليها خلال الشهر القادم، وتابع تقدمك بتقييمه بشكل يومي واسبوعي.

بذلك سوف تتدارك أي تقصير قبل نهاية الشهر وتتمكن من إنجاز مهامك وتحقيق أهدافك بفاعلية أكبر.

6. إزالة المهام غير الرئيسية
من المهم إزالة الأنشطة أو المهام الزائدة وغير الرئيسية من جدول أعمالك حتى لا تسبب لك تشتيتاً عن الأمور الأساسية التي يجب أن تقوم بها.

حدد ما هو مهم وما يستحق وقتك فعلاً وأزل المهام الأخرى من قائمتك لتوفير المزيد من الوقت الذي من الممكن استثماره في أمور مفيدة.

7. اخلق عادات تخطيط جديدة
تأكد من أن تبدأ كل يوم بفكرة واضحة عما تحتاج إلى القيام به في هذا اليوم، كي تبدأ بضبط نفسك من ساعات الصباح الأولى وفقاً لما يترتب عليك تحقيقه.

حاول أن تجعل هذه عادة لديك، كذلك في نهاية كل يوم تحقق من الأهداف التي قمت فعلاً بتنفيذها ومن تلك التي لم تسنح لك الفرصة للقيام بها، واكتب قائمة مهامك لليوم التالي.

فوائد تنظيم الوقت
إذا كنت تمتلك القدرة على إدارة وقتك بشكل فعال فهذا يعني أنك ستحصد عدداً من الفوائد أبرزها:

1. تخفيف التوتر: كلما زادت الإنتاجية بسبب الإدارة المثمرة للوقت يختفي القلق والتوتر تدريجياً من حياتنا ونشعر بالراحة بسبب قدرتنا على إنجاز مهامنا.

2. المزيد من الوقت: سيصبح لديك وقتاً إضافياً للقيام بهواياتك وأنشطتك المفضلة طالما أنك تنتهي من القيام بمهامك الأساسية وفق جداول ومواعيد محددة ولا تترك الأمر عشوائياً.

3. المزيد من الفرص: تؤدي إدارة الوقت بشكل جيد إلى المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة التافهة، إذ أن مهارات إدارة الوقت بشكل جيد والقدرة على تحديد الأولويات هي الصفات الرئيسية التي يبحث عنها أصحاب العمل.

4. القدرة على تحقيق الأهداف: الأفراد الذين يمارسون إدارة الوقت الجيدة قادرون على تحقيق أهدافهم بشكل أفضل، ويفعلون ذلك في فترة زمنية أقصر.